Högsby kommun tar nästa steg i digitaliseringsresan med Visma Addo

Med e-signering blir digitaliseringen komplett

Högsby kommuns informationssäkerhets- och utvecklingsstrateg Jonas Högquist säkerställer ytterligare nödvändiga processer för att på sikt kunna bli en helt digital organisation

Högt upp på önskelistan fanns efterfrågad funktion som kunde möjliggöra digital signering inom organisationen. För att öka förutsättningarna till att enkelt kunna implementera en väl fungerande e-signeringstjänst valde man först att införa den DIGG godkända e-legitimationen Freja Organisations eID för säker inloggning mot system och tjänster. Jonas jämförde därefter flertalet olika e-signeringstjänster och efter noggrann efterforskning landade beslutet på Visma Addo.

Stöd av de flesta
e-legitimationerna på marknaden

– Även om många av signeringstjänsterna liknar varandra på ytan visar de sig ofta ha lite olika förutsättningar när man kommer under huven på dem. En av de stora fördelarna med Visma Addo är att det redan från början finns stöd för de flesta e-legitimationer, förklarar Jonas.

Att Visma Addo stödjer flera e-legitimationer var en avgörande faktor för Högsby kommun då de primärt använder Freja eID/Organisations eID för autentisering av personalen, men till viss del även SITHS-kort, vilket Visma Addo också har stöd för.

Hur används signeringstjänsten i praktiken? 

 – Idag används den framförallt till att signera politiska protokoll i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, nämnder och utskott. Tanken är dock att tjänsten ska användas för alla typer av dokument där en underskrift krävs eller förväntas och där det inte krävs (enligt lag eller förordning) att underskriften är en egenhändig namnunderskrift på en pappershandling säger Jonas. Han tillägger också att de planerar att kunna nyttja e-signering till bland annat anställningsavtal inom kort. 

 

Flödet är väldigt enkel och lätt att hantera

Inom Högsbys kommun är det framförallt kommunsekreteraren som upprättar dokumenten (protokollen) som sedan läggs upp i Visma Addo och skickas ut till de personer som är utsedda att vara justerare jämte ordförande. 

Dessa personer får då en notifiering via e-post med en länk till dokumentet om att de har ett dokument som väntar på deras underskrift. I de flesta fall får de därefter identifiera sig för att ges åtkomst till dokumentet, varpå de efter granskning signerar dokumentet med sin e-legitimation. Kommunsekreteraren får då ett mail om att dokumentet är signerat och kan därefter spara ner det där det ska lagras. 

Visma Addo förenklar vardagen 

Genom att implementera Visma Addo har det i mångt och mycket underlättat vardagen för de politiker som inte har sitt politiska uppdrag som sin huvudtjänst. De slipper nu åka in till kommunkontoret för att granska och justera protokollen, vilket man tidigare gjorde på en bestämd dag en vecka efter mötets genomförande. Visma Addo sparar på så sätt tid, pengar och miljö för såväl de enskilda politikerna som för Högsby kommun som organisation.

Användarna är väldigt nöjda med tjänsten då den på ett enkelt och säkert sätt är ett led till att underlätta och effektivisera för dem.

Kan aldrig bli en helt digital organisation utan en signeringstjänst

Vissa dokument, som till exempel protokoll, måste undertecknas (justeras) och finns då inte en digital underskriftstjänst så kan man aldrig bli en helt digital organisation. Exempelvis kan man aldrig skanna in ett dokument och säga att nu är vi digitala, då det inskannade dokumentet alltid kommer att vara en kopia. Det är alltid dokumentet (i detta fall pappershandlingen) där underskriften gjordes som är originalet och det som ska arkiveras. Således är den avgörande utgångspunkten till att kunna bli en helt digital organisation att skaffa en tjänst för e-underskrifter. 

Smidigt att samla allt hos en och samma leverantör

– Jag skulle vilja säga att Svensk e-identitet till stor del har möjliggjort den digitala transformationen för oss genom att på ett väldigt enkelt, smidigt och tillmötesgående sätt bistå med extremt viktiga digitala tjänster som IDP, e-legitimationer och nu även e-signering. För oss har det varit fantastiskt smidigt att kunna samla allt detta hos en och samma leverantör, vilket inte minst också underlättar integrationen de olika tjänsterna emellan, säger Jonas. 

Tankar om framtiden 

Som informationssäkerhets- och utvecklingsstrateg med ett stort intresse för att  omvärldsbevaka, läsa på och ständigt hålla sig uppdaterad är Jonas säker på att marknaden för tjänster som är kopplade till e-legitimationer och e-signering ännu är i sin linda. Han tror att vi kommer att få se såväl ett större och bredare nyttjande som nya tjänster kopplat till detta område inom en inte alltför avlägsen framtid.