Vismas tjänster för informationshantering effektiviserar Mölndals stad

Mölndals stad ligger i västra Sverige och angränsar till Göteborg. Mölndals stad har över 70 000 invånare och en yta som uppgår till 148 km2. Antalet tillsvidareanställda inom Mölndals stad är ca 5 200 och omsättningen uppgår till ca 3,5 miljarder kronor. Se www.molndal.se för ytterligare information om staden.

Visma och Mölndals stad startade sitt samarbete 2020 och ska fortsätta till 2030. Tjänsterna inkluderar dokument- och ärendehantering, e-arkivering och e-legitimering.

Dokument- och ärendehanteringssystem för ärendeflöde

Avtalet mellan Visma och Mölndals stad omfattar tillhandahållande genom leverans, installation och införande av ett sammanhållet dokument- och ärendehanteringssystem för den politiska ärendehanteringen där Visma tillhandahåller lösningar som garanterar efterfrågad funktion enligt Mölndals stads upphandlingsdokument.

Systemet fungerar som en helhet för att digitalt kunna ta hand om och hantera ärendeflödet i den kommunala verksamheten från postöppning till arkiv, från det att informationen upprättas till dess att den ska avslutas. Systemet har installerats i Mölndals stads IT-miljö och kan användas av de parter som är anslutna till IT-miljön.

Komponenterna som ingår i uppdraget:

• Leverans, installation och införande av ett dokument- och ärendehanteringssystem för den politiska ärendehanteringen i Mölndals stads IT-miljö.
• Konvertering och överflyttning av handlingar och ärenden från stadens befintliga system (Platina) till det nya systemet.
• Support, underhåll och utveckling under avtalstiden.
• Konsultinsatser under avtalstiden.
• Nyttjanderätt till licenser, obegränsade i tid och antal enligt krav.
• Utbildning under avtalstiden.

– Det var en optimistisk tidsplan för införandet men teamet på Visma i form av projektledare och tekniker arbetade metodiskt och jag var imponerad av kompetensen hos Visma.

Vi använder både Ciceron Dokument- och ärende samt E-arkiv och med avställningsmodulen i DoÄ kan vi ställa av ärenden och handlingar och systemet paketerar det enligt FGS och sen kan vi skicka in det i e-arkivet. Vi kan kontrollera i mottagningskontrollen, gå igenom med stickprov och sen kan vi gallra ur dom ärenden och handlingar vi ställt av, det är den stora styrkan. Det kunde vi inte göra med vårat tidigare system, säger Mattias Skepphammer, systemansvarig på Mölndals stad.

Hållbar modell för e-arkivering

Avtalet mellan Visma och Mölndals stad omfattar leverans, installation och införande av Ciceron e-arkiv i Mölndals stads IT-miljö. Vismas åtagande under införandeprojektet innebar projektledning, analys & design, möten, utbildning, konfigurering och installation samt acceptanstester.

Under införandet migrades arkivobjekt från stadens dåvarande e-arkiv Formpipe Long-Time Archive till Ciceron e-arkiv. I införandet ingick även att ansluta stadens verksamhetssystem Miljövision och dokument- och ärendehanteringssystemet Platina samt digitalt signerade protokoll till e-arkivet. Avtalet avser även support, underhåll och utveckling samt konsultinsatser och utbildning under avtalstiden.

– Eftersom vi hade ett e-arkiv innan som vi inte var helt nöjda med tog vi med oss den erfarenheten. Vi hade klart för oss hur vi önskade att ett e-arkiv ska fungera och använde det som grund i kravställningen. Ett krav var att vi inte skulle ha för mycket konsulthjälp, utan systemet behövde vara användarvänligt där vi kan transformera data och läsa in det i e-arkivet via gränssnittet på ett bra sätt, och det klarar Ciceron väldigt bra, säger Mattias Skepphammer, systemansvarig på Mölndals stad.

Inloggning med användbarhet och säkerhet i fokus

Svensk e-identitet tillhandahåller inte bara enkla och smidiga lösningar för inloggning och signering med BankID till Mölndals Stad. Med stor framgång har de också valt att använda inloggning med  säkerhetsdosa. Med den har de fått en komplett lösning för säker inloggning i kombination med AD-konton/nätverkskonton. Säkerhetsdosan genererar en engångskod och fungerar oavsett vilken enhet användaren har.

Inloggning sker alltså lika säkert oavsett om det är via mobiltelefoner, surfplattor eller datorer och oavsett vilket operativsystem och webbläsare som används. Detta gör metoden till ett intressant val i många situationer, och passar särskilt bra om fler personer ska dela på samma enhet. Mölndals Stad har cirka 3000 användare av säkerhetsdosan i dagsläget.

Mattias tips:

• Om man ska byta system så krävs det att man ser till att det finns tillräckligt med tid hos dom som ska testa om kraven är uppfyllda.
• Dimensionera vid införandet så man har tillräckligt med kompetens, personal och resurser på olika områden.
• Glöm inte slutanvändaren! Det är de som använder systemet och kvaliteten behöver mätas med deras krav.