Vad är PDF/A?

PDF/A är en variant av PDF som är gjord för långtidsbevarande. En vanlig PDF kan se olika ut beroende på vilka fonter och färgprofiler datorn har. En PDF/A-fil bär däremot med sig allt den behöver för att återges likadant, även om tjugo år. Formatet är en internationell standard, ISO 19005, och det är gjort för handlingar som ska bevaras.

Vad skiljer PDF/A från en vanlig PDF?

Skillnaden är att PDF/A inte får vara beroende av någonting utanför filen.

Fonterna är inbäddade: Texten återges med samma typsnitt oavsett vad läsarens dator har installerat.
Färgerna är definierade i filen: En inbäddad färgprofil gör att en färg betyder samma sak senare som i dag.
Filen har läsbara metadata: Uppgifter om dokumentet ligger i ett standardiserat format inuti filen, inte i ett register någon annanstans.
Inget hämtas utifrån: Kryptering, länkade resurser och kod som ska köras vid öppning är inte tillåtet, eftersom sådant slutar fungera.

En vanlig PDF kan uppfylla allt det här utan att vara märkt som PDF/A. En fil blir en PDF/A-fil när den både uppfyller kraven och anger att den gör det. Då kan ett arkivsystem kontrollera saken automatiskt, i stället för att lita på någons ord.

Varför ställer arkiv och myndigheter kravet?

För att en handling ska ha kvar sitt värde måste den gå att läsa. Ett avtal som inte kan öppnas om tjugo år är inte ett bevis på någonting, oavsett hur väl det en gång var undertecknat.

Riksarkivets föreskrifter pekar därför ut PDF/A som godtaget format för elektroniska handlingar som ska bevaras, och kravet återkommer i kommunala och statliga upphandlingar. Ofta formuleras det som att den signerade handlingen ska kunna exporteras i PDF/A till kommunens e-arkiv, och där gå att öppna och kontrollera utan fel.

Kravet är alltså praktiskt, inte formellt. Ett e-arkiv som tar emot tusentals handlingar per år kan inte öppna dem en och en för att se om de ser rätt ut. Det behöver kunna avgöra maskinellt att en handling går att bevara, och märkningen är det som gör den bedömningen möjlig. För den som ansvarar för informationsförvaltningen är det skillnaden mellan ett arkiv som går att lita på och en samling filer man hoppas det bästa om.

Vad betyder varianterna PDF/A-1, PDF/A-2 och PDF/A-3?

De tre generationerna bygger på varandra, och den avgörande skillnaden handlar om bilagor.

• PDF/A-1 är den äldsta och den strängaste. Den tillåter inga inbäddade filer.
• PDF/A-2 lade till stöd för nyare teknik i själva PDF-formatet.
• PDF/A-3 tillåter att andra filer bäddas in i dokumentet, i vilket format de än har.

Just den möjligheten är avgörande för ett signerat avtal. Ska originalfilerna och bevisningen ligga kvar inne i handlingen, går det inte i PDF/A-1. Riksarkivet skriver också att PDF/A-3 får användas när specifik dokumentation ska bifogas, vilket är precis det fallet.

Terminologisk not: varje variant har dessutom en nivåbeteckning. Ett b står för att dokumentets utseende ska gå att återge, ett u att texten dessutom är sökbar tecken för tecken, och ett a att dokumentets struktur är märkt för uppläsning. PDF/A-3b betyder alltså tredje generationen på grundnivå. 

Hur eAvtal levererar detta

Vi märker det färdiga avtalet som PDF/A-3b när dokumentet uppfyller standarden. Vi sätter märkningen efter en kontroll av det färdiga dokumentet, så vi anger aldrig en överensstämmelse vi inte kan visa. Formatet ingår i alla paket och kräver ingen inställning. Den dokumentation vi bäddar in i avtalet är i PDF/A-2u, alltså med sökbar text.

Märkningen kan falla bort om ni laddar upp innehåll som inte uppfyller kraven. Vi kan inte märka skannade sidor, bilder i tryckfärg eller filer utan inbäddade fonter. Digitalt skapade PDF:er kan vi märka.

Vi konverterar inte era filer, och det är ett medvetet val. En konvertering kan förändra hur en handling återges, och den flyttar ansvaret för innehållet från er till oss. Varje uppladdad fil bevaras därför i oförändrat skick inuti avtalet, med en egen kontrollsumma på verifikationssidan.

Det gör det färdiga avtalet självbärande: originalfilerna, händelseloggen och bevisdatan ligger i samma fil som avtalet, i ett format som är gjort för att bevaras. Ni kan flytta det till ert eget arkiv och kontrollera det där, utan att gå via oss.

Vill ni veta mer?

Vill ni veta hur hela kedjan hänger ihop, från identitet till arkiv, går vi igenom den i Så fungerar e-signering. Och hör av er till oss om ni har formatkrav ni behöver hjälp att tolka, så tittar vi på dem tillsammans.