Vad är formkrav försignaturer?

Enligt svensk rätt får ni e-signera de allra flesta avtal. Huvudregeln är att avtal är formfria — det finns inga lagkrav på hur de ska utformas, och då spelar det ingen roll om underskriften sker på papper eller digitalt. Men det finns undantag. För några särskilda avtalstyper kräver lagen fortfarande underskrift för hand, bevittning eller pappersform. Här går vi igenom var gränsen går, och varför. 

Vad betyder formkrav?

Ett formkrav är en lagregel om hur ett avtal måste ingås för att gälla. Det kan handla om krav på skriftlighet, handskriven namnteckning eller bevittning. Saknas ett sådant krav är avtalet formfritt, och då väljer ni själva hur ni ingår det. Den svenska avtalsrätten bygger på formfrihet som huvudregel: ett muntligt avtal är i princip lika bindande som ett skriftligt. Formkraven är undantagen, och de finns där av en anledning — oftast för att skydda en svagare part eller säkra bevisning i särskilt känsliga situationer.

Formfritt betyder att det inte finns några lagkrav på avtalets utformning.
Formbundet betyder motsatsen, lagen ställer specifika krav, ofta på skriftlighet och underskrift, ibland på bevittning eller registrering hos en myndighet. 

Huvudregeln: de flesta avtal får e-signeras

Eftersom de flesta avtal är formfria kan ni e-signera dem utan vidare. Det gäller bland annat:

• Anställningsavtal och hyresavtal
• Ramavtal, leveransavtal och samarbetsavtal
• De flesta fullmakter
• De allra flesta avtal mellan företag eller med konsumenter

För dem handlar frågan inte om ni får e-signera, utan om vilken signaturnivå som passar risken i avtalet. Den frågan — skillnaden mellan enkel, avancerad och kvalificerad signatur — tar vi upp i Vad är AES och QES?.

När räcker det inte med en e-signatur?

För en handfull avtalstyper ställer svensk lag särskilda formkrav som en vanlig e-signatur inte uppfyller idag. De vanligaste:

• Överlåtelse av fast egendom — Jordabalken kräver en skriftlig köpehandling som undertecknas av både säljare och köpare. I praktiken krävs underskrift för hand, och Lantmäteriet godtar inte en fristående e-signerad köpehandling vid ansökan om lagfart.
• Testamente — Ärvdabalken kräver att testamentet upprättas skriftligt och undertecknas för hand i samtidig närvaro av två vittnen, som också skriver under. Det går alltså inte att e-signera.
• Äktenskapsförord och bodelningsavtal — Äktenskapsbalken kräver skriftlig form och underskrift. Ni måste dessutom registrera äktenskapsförordet hos Skatteverket för att det ska gälla.
• Framtidsfullmakt — kräver skriftlig form och två vittnen, på samma sätt som ett testamente.

Det är ingen slump att just dessa avtalstyper är formbundna. Kraven på pappersform, handskrift och vittnen minskar risken för förfalskning och säkrar bevisning i känsliga lägen. Det handlar ofta om att skydda en svagare part, eller om avtal som får effekt först långt fram i tiden.

Vårt praktiska råd är enkelt: hittar ni inte er avtalstyp i listan ovan? Då är den med stor sannolikhet formfri och går utmärkt att e-signera. Undantagen är få och välkända.

Formkrav och signaturnivå är två olika frågor

Det är lätt att blanda ihop två frågor som hör till olika regelverk:

• Får ni e-signera avtalet? Det avgörs av svensk avtalsrätt: är avtalstypen formfri eller formbunden?
• Hur stark ska signaturen vara? Det avgörs av eIDAS-förordningens nivåer och av risken i det enskilda avtalet.

De två frågorna löser olika saker. Ett formfritt avtal får ni e-signera — men ni väljer själva om en enkel, avancerad eller kvalificerad signatur passar bäst. Och åt andra hållet: en kvalificerad elektronisk signatur (QES) gör inte ett formbundet avtal giltigt om lagen kräver papper och bevittning. Hög signaturnivå ersätter alltså inte ett formkrav, och formfrihet säger ingenting om vilken nivå ni bör välja.

Hur eAvtal hjälper er

För de formfria avtalen hanterar eAvtal hela flödet digitalt. Ni skapar, skickar, signerar och arkiverar med den nivå som passar bäst. För de få formbundna undantagen är det tryggast att behålla den pappersbaserade process som lagen kräver, tills lagstiftningen ändras. Vår erfarenhet visar att gränsdragningen sällan blir ett problem i praktiken. De avtalstyper som kräver papper är få, och de flesta organisationer hanterar dem sällan. 

Vill ni veta mer?

Är ni osäkra på om en viss avtalstyp får e-signeras? Det är i grunden en juridisk bedömning för era egna jurister. Hör gärna av er till oss ändå, vi delar med oss av hur andra organisationer drar gränsen mellan det som kan digitaliseras och det som behöver pappersform.